Manajemen dan Organisasi

   1.    Manajemen

a.  Pengertian dan Peranan Manajemen

                Definisi manajemen menurut Prof.  Oei Liang Lee adalah sebagai berikut:

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa dalam mencapai tujuan perusahaan harus memperhatikan secara optimal terhadap kepentingan-kepentingan yang menyangkut kepentingan konsumen, penanammodal, anggota perusahaan (karyawan), pemerintah, masyarakat dan supplier.

Manajemen merupakan kegiatan pokok yang dilakukan seorang pimpinan karena dia menjabat sebagai manajer untuk mengolah input menjadi output melalui proses manajemen.

b.  Latar Belakang Sejarah Manajemen

                 Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal manajemen , era manusia sosial, dan era moderen.

1)      Pemikiran awal manajemen

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen.

Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peneliti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

2)      Era manusia sosial

Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (behavioral school) dalam pemikiran manajemen di akhir era manajemen ilmiah. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.

Eksperimen Hawthrone dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthrone milik Western Electric Company Works di Cicero, Illenois. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kontribusi lannya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul Creative Experience pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok dari pada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu di mana kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi merupakan elemen universal, sementara pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori "penerimaan otoritas" didasarkan pada gagasan bahwa bos hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritas itu.

3)      Era moderen

Ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (total quality management—TQM) di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

c.   Fungsi dan Proses Manajemen

                 Fungsi Manajemen

           Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam mengelola perusahaan, di mana secara garis besar fungsi manajemen dibagi menjadi 5 bagian yaitu:

1.      Planning (Perencanaan)

Planning adalah suatu fungsi pemilihan alternative melalui suatu proses yang rasionaluntuk mengambil keputusan terhadap objektif perusahaan, policy, program, maupun prosedur untuk memperbaikinya.

Fungsi planning dalam manajemen merupakan fungsi dasar dari fungsi-fungsi yang lainnya, karena perencanaan merupakan tujuan, arah, strategi, aturan maupun program yang akan selalu menjadi bagian penting dari pelaksanaa fungsi manajemen yang lainnya.

2.      Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi pengorganisasian adalah kegiatan dalam menentukan macam kegiatan beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan maupun pengelompokkan kegiatan-kegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatan-kegiatan yang disertai adaya pendelegasian wewenang.

Ada 4 bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian, yaitu:

a.      Staffing

Staffing merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok-kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisianorang-orang yang sesuai dengan keahliannya.

b.      Delegation of Authority

Yaitu pendelegasina wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan / kemampuan bawahan.

c.       Departementasi

Yaitu pengelompokkan kegiatan-kegiatanyang sejenis untuk kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya di mana di antara pengelompokkan kegiatan tersebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama.

d.      Personalia

Kepegawaian ini sangat penting hubungannya dengan para bawahan baik hubungan yang bersifat formal (sesuai dengan struktur organisasi) maupun informal (timbul karena kebutuhan sosialisasi diri anggota).

3.      Directing (Pengawasan)

Pengawasan diartikan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan keyakinan bahwa pelaksanaan proyek sesuai dengan prosedur atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.      Coordinating (Koordinasi)

Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

5.      Controlling (Pengendalian)

Esensi pengendallian adalah membandingkan apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Pemantauan kegiatan adalah membandingkan antara standar dari rencana dengan hasil yang telah dicapai. Sehingga bila hasil pekerjaan tidak sesuai dengan rencana perlu dilakukan tindakan perbaikan.

                        Proses Manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

                        Menurut gagasan para tokoh:

·         Menurut Henri Fayol : Perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, koordinasi.

·         Menurut Gulick dan Urwick: Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, koordinasi, pelaporan dan peranggaran.

·         Menurut William M. Fox: Perencanaan, pengorganisasian, pengendalian.

·         Menurut Ernest Dale: Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian, inovasi, representasi.

·         Menurut Koontz dan O'Donnell: Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian.

Semua gagasan itu didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu fondasi manajemen.

·         Proses perencanaan meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai.

·         Proses pengorganisasian berarti menempatkan orang dan prasarana serta sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.

·         Proses pelaksanaan meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah.

·         Proses pengendalian dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.

e.  Ciri-ciri Manajer Profesional

1.      Mempunyai rasa percaya diri yang besar

2.      Berpandang jauh ke depan

3.      Berwawasan luas

4.      Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil

f.  Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Menurut Robert L. Katz:

·         Keterampilan Konseptual (conceptual skill)

·         Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

·         Keterampilan Teknis (technical skill)

                              Menurut Ricky W. Griffin:

·         Keterampilan Manajemen Waktu

·         Keterampilan Membuat Keputusan

2.    Organisasi

a.  Definisi Organisasi

Organisasi merupakan salah satu rencana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungdi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.

Menurut Boone dan Katz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orang yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok:

·   1. Interaksi manusia.

·   2. Kegiuatan yang engarah pada tujuan.

·   3. Struktur organisasi itu sendiri.

      Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya. Karena semakin sedikit anggota perusahaan maka seakin sederhana fingsi-fungsi pengorganisasia yang dilakukan. Demikian juga kalau perusahaan yang mula-mula anggotanya sedikit kemudian berkembang sehingga jumlah anggota terus bertambah semakin banyak maka kebutuhan akan organisasi semakin besar. Misalnya: perusahaan yang memproduksi pakaian jadi, kalau mula-mula hanya mengkhususkan diri di bidang pakaian jadi wanita maka setelah berkembang dan melihat situasi pasar yang mengakibatkan perlunya perusahaan melakukan diverifikasi produk akan memerlukan tambahan karyawan tidak hanya pada bagian produksi saja tetapi juga bagian penjualan, pemasaran, pembukuan dan lan-lain.

b.  Pentingnya Mengenal Organisasi

1. Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organisasi.

2. Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.   Bentuk-bentuk Organisasi

1.  Organisasi Lini / Line Organization

Adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dan bawahan.

Ciri-ciri organisasi lini:

·         Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang.

·         Jumlah karyawan sedikit, maka struktur organisasi masih sederhana.

·         Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubugan setiap hari kerja.

·         Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya.

·         Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan.

·         Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumbeer kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

·         Tingkat spesialisasi belum tentu tinggi juga alat-alat yang diperlukan tidak beraneka ragam.

·         Organisasinya kecil.

2.  Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)

Adalah organisasi yang mencakup kelompok-kelompok yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi, yaitu:

·         Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkan ddengan garis atau lini.

·         Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian  yang dimilikinya, orang ini hanya berfungsi untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

                        Ciri-ciri organisasi garis dan staf:

·         Organisasinya besar dan bersifat kompleks.

·         Jumlah karyawannya banyak.

·         Hubungan antara atasan dan bawahan tidak ersifat lagsung.

·         Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal.

·         Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal.

·         Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung.

·         Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf.

Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi
secara langsung.

Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan
perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan,
saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini.

3.  Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Adalah suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada
spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirakhi struktural tetapi lebih pada
sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Ciri-ciri organisasi fungsional:

·         Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan.

·         Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal.

·         Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan.

·         Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas.

·         Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya
mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam
mengenai bidangnya.

d.  Prinsip-prinsip Organisasi

      Prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli, salah satunya A. M. Williams yang mengemukakan pendapatnya dalam bukunya yang berjudul “Organiztion of Canadian Government Administration” (1965), yaitu prinsip-prinsip organisasi meliputi:

1.  Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

   Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujua. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi mempunyai tujua yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain-lain.

2.  Prinsip Skala Hirarki

  Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitasnya yang berkualitas.

3.  Prinsip Kesatuan Perintah

   Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4.  Prinsip Pendelegasian Wewenang

 Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbataas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercpainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalampengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan terlebih dahulu kepada atasannya lagi.

5.  Prinsip Pertanggungjawaban

   Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6.  Prinsip Pembagian Pekerjaan

  Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7.  Prinsip Rentang Pengendalian

   Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8.  Prinsip  Fungsional

   Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9.  Prinsip Pemisahan

   Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10.  Prinsip Keseimbangan

   Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11. Prinsip Fleksibilitas

   Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12.  Prinsip Kepemimpinan

    Dalam organisasi apapun bentuknya diperluka adnya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organisasi tersebut.

e.  Sebab Kegagalan dan Keberhasilan Organisasi

      Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.